Jak długo przechowywać dokumentację księgową?

Podatnicy często zadają pytanie, jak długo muszą przechowywać dokumentację księgową. Oczywiście część podatników nie ma takich rozterek i przechowuje dokumentację przez wiele lat, ale jest też spora grupa podatników, którzy z różnych względów (przyjmijmy, że głównie z braku miejsca do przechowywania dokumentów) zniszczyłaby ją natychmiast, jak to tylko możliwe.

 

W świadomości podatników funk­cjonuje na ogół przekonanie o obo­wiązku pięcioletniego okresu prze­chowywania dokumentacji. Nie­stety jednak nie dotyczy to każde­go przypadku. Terminy przecho­wywania dokumentacji są okre­ślone w przepisach.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja po­datkowa1 (dalej „Ordynacja podat­kowa”), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedaw­nienia zobowiązania podatkowe­go. Na mocy art. 3 pkt 4 Ordyna­cji podatkowej, ilekroć jest mowa o księgach podatkowych – rozumie się przez to księgi rachunkowe, po­datkową księgę przychodów i roz­chodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie od­rębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

 

Z kolei zgodnie z art. 70 § 1 Or­dynacji podatkowej zobowiąza­nie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podat­ku. Przykładowo jednak, zgodnie z Ordynacją podatkową, nie ule­gają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym, a zatem dokumenty dotyczące takich zobo­wiązań należy przechowywać do­póki taka hipoteka lub zastaw skar­bowy istnieją.

 

Tak więc, w świetle przepisów Ordynacji podatkowej po upły­wie okresu przedawnienia zobo­wiązania podatkowego (a zatem co do zasady po upływie 5 lat, li­cząc  od końca roku kalendarzo­wego, w którym upłynął termin płatności podatku), podatnicy nie mają obowiązku przechowywa­nia ksiąg i związanych z ich pro­wadzeniem dokumenty (np. fak­tur VAT, kopii deklaracji podat­kowych) i mogą te dokumenty archiwizować lub przykładowo zniszczyć.

Okresy przechowywania doku­mentacji księgowej regulują też inne przepisy, w szczególności przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości2. Zgod­nie z art. 74 wskazanej ustawy o ra­chunkowości zatwierdzone rocz­ne sprawozdania finansowe pod­legają trwałemu przechowywa­niu, natomiast pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okresy wskazane szczegółowo w tym przepisie, tj. przykładowo:

  • księgi rachunkowe – 5 lat;
  • karty wynagrodzeń pracow­ników bądź ich odpowiedni­ki – przez okres wymagane­go dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów eme­rytalnych, rentowych oraz po­datkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
  • dowody księgowe dotyczą­ce środków trwałych w budo­wie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowa­niu cywilnym lub objętych po­stępowaniem karnym albo po­datkowym – przez 5 lat od po­czątku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępo­wanie zostały ostatecznie za­ kończone, spłacone, rozliczo­ne lub przedawnione;
  • dokumentację przyjętego spo­sobu prowadzenia rachunko­wości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważno­ści; dokumenty inwentaryza­cyjne – 5 lat.

 

Przy czym okresy przechowywania oblicza się od początku roku nastę­pującego po roku obrotowym, któ­rego dane zbiory dotyczą.

Naruszenie przepisów dotyczą­cych okresów przechowywa­nia dokumentów księgowych (np. zbyt szybkie ich zniszcze­nie) może pociągać konsekwencje tak podatkowe, jak i karne skar­bowe. W szczególności, zgodnie z art. 23 § 1 pkt 1 Ordynacji podat­kowej, w przypadku, gdy brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do określe­nia podstawy opodatkowania, or­gan podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszaco­wania, co na ogół jest niekorzyst­ne dla podatnika. Ponadto zgodnie z art. 60 § 1 i § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks kar­ny skarbowy3, kto wbrew obowiąz­kowi nie prowadzi księgi, podle­ga karze grzywny do 240 stawek dziennych. Z kolei kto wbrew obo­wiązkowi nie przechowuje księ­gi w miejscu wykonywania dzia­łalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedzi­ba przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zosta­ło zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu pod­miotowi – w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega ka­rze grzywny do 240 stawek dzien­nych. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego pod­lega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Copyright © 2010 Forum Doradców Podatkowych   •   Wszelkie prawa zastrzeżone
designed by wyzga.com

Polecamy: Biuro rachunkowe Kraków   •   Księgowość online   •   Doradztwo podatkowe Kraków